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¿Cuánto cuesta un CRF electrónico?

Patricio Ledesma

Head Of Clinical Operations at Sofpromed

29 noviembre, 2022

Cuánto cuesta un CRF electrónico

Si necesitas un presupuesto para un cuaderno de recogida de datos electrónico (eCRF), puedes contactarnos a info@sofpromed.com

Los CRF electrónicos (eCRF) —del inglés electronic case report form— son una herramienta esencial en los ensayos clínicos.

¿Qué es un eCRF? Básicamente, un eCRF es una aplicación de software basada en la web que se utiliza para recopilar datos clínicos en un ensayo clínico.

En este artículo aprenderás sobre:

Dada su importancia, el coste del eCRF —y los servicios profesionales relacionados— siempre deben incluirse en el presupuesto de un ensayo clínico.

Los servicios relacionados con el eCRF son normalmente provistos por una empresa llamada Clinical Research Organization (CRO).

¿Cuáles son los costes involucrados en el diseño, implementación, testeo, validación y uso de un eCRF?

Expliquemos con más detalle los principales elementos de coste vinculados a la construcción e implementación de un eCRF.

Estructuraremos estos costes en cinco secciones:

  1. Gestión de datos
  2. Construcción del eCRF
  3. Programación estadística
  4. Gestión del proyecto
  5. Licencia de uso y alojamiento del eCRF

Para el ejemplo descrito en este artículo, supondremos un ensayo clínico de fase 1 con 18 pacientes que se reclutarán en un total de 5 hospitales.

La etapa de puesta en marcha (diseño, implementación, testeo y validación inicial del sistema) tendrá una duración de 3 meses, más 12 meses de uso del sistema (recogida/limpieza de datos), 1 mes de análisis y 1 mes de cierre (17 meses en total para todo el proyecto).

1.- Gestión de datos

Un software eCRF requiere un conjunto de servicios de gestión de datos especializados.

La gestión de datos incluye actividades relacionadas con la entrada, limpieza, transmisión y preparación de datos clínicos para ser analizados en un ensayo clínico.

Estas tareas son esenciales para garantizar la calidad y exactitud de los datos clínicos, y para cumplir con las pautas de Buena Práctica Clínica (BPC) y los estándares internacionales.

En primer lugar, se deben desarrollar dos documentos clave: el plan de gestión de datos (DMP, Data Management Plan en inglés) y el plan de validación de datos (DVP, Data Validation Plan).

El propósito del DMP es garantizar que existan procedimientos y controles para proteger los datos de los participantes del estudio y garantizar la autenticidad, exactitud e integridad de los datos del ensayo.

Por lo general, un DMP incluye información sobre el desarrollo y la implementación de la base de datos, la capacitación del personal, la entrada y el procesamiento de datos, la garantía de la calidad de los datos, el cierre del estudio y el bloqueo de la base de datos, los aspectos de seguridad y el almacenamiento de la información.

Por otro lado, la validación de datos es el proceso de probar la validez de los datos clínicos de acuerdo con las especificaciones del protocolo. Las reglas de validación de datos se documentan en un DVP.

En los estudios clínicos, se implementan mecanismos de verificación para identificar las discrepancias en los datos recopilados, para garantizar la validez de los datos.

Se entiende por discrepancia los datos que no superan un control de validación. Las discrepancias pueden estar relacionadas con datos inconsistentes, datos faltantes o desviaciones del protocolo.

Escribir un DMP y un DVP puede implicar un esfuerzo estimado de unas 80 horas en total. A una tarifa de 70 € por hora, este conjunto de documentos puede costar 5.600 €.

Otro documento de especificación importante del eCRF es el “CRF anotado”, que se define como un CRF en blanco con anotaciones, que vincula cada dato en un formulario con su nombre de conjunto de datos correspondiente.

Desarrollar un eCRF anotado puede tener un coste aproximado de 3.500 €, dependiendo de la cantidad de formularios y campos de datos.

Una de las actividades clave necesarias para garantizar datos de alta calidad es la capacitación del personal del hospital a cargo de insertar datos en el eCRF.

Suponiendo 5 hospitales y la capacitación realizada por teleconferencia, toda la capacitación inicial brindada a los usuarios del hospital puede tener un coste de 500 € por parte de la CRO.

Dado que los datos clínicos son insertados en el eCRF por usuarios ubicados en el hospital, esta información debe ser revisada por los gestores de datos de la CRO (data managers).

Los gestores de datos revisarán y limpiarán los datos emitiendo consultas de datos (preguntas y solicitudes de aclaración) a los centros clínicos, manteniendo una comunicación constante con el personal del hospital para estimular la introducción de datos durante el período de reclutamiento.

Para un período de uso del sistema de 12 meses (5 centros), el trabajo de limpieza y revisión de datos se estima en 15.000 € en total.

Paralelamente al uso del eCRF, el sistema debe recibir mantenimiento técnico mientras se usa (por ejemplo, mantenimiento del servidor y actualizaciones de software).

Al mismo tiempo, los gestores de datos de la CRO y el personal técnico brindarán soporte a los hospitales (helpdesk) para cualquier pregunta.

Este esfuerzo de soporte técnico vía correo electrónico y/o teléfono puede implicar costes alrededor de 5.000 €.

Finalmente, dentro de la sección de gestión de datos, tres categorías de datos requieren lo que se denomina “codificación médica”, que consiste en estandarizar términos relacionados con el historial médico, los medicamentos concomitantes y los acontecimientos adversos experimentados por los pacientes. Estas tareas costarían cerca de 2.000 €.

Total gestión de datos: 31.600 €

2.- Construcción del eCRF

Una vez que se han escrito y aprobado los documentos de especificación de un eCRF, es hora de implementar el sistema.

La construcción del eCRF consiste en la creación real de los formularios y campos de datos electrónicos en los que se insertarán los datos.

Este trabajo también incluye la configuración de consultas automáticas y mecanismos de control para detectar discrepancias de datos.

Este primer conjunto de tareas dentro de la construcción del eCRF puede sumar hasta 10.000 €.

Una vez que se ha creado el eCRF, los gestores de datos deben probar y validar el sistema mediante la realización de pruebas de aceptación del usuario (UAT por sus siglas en inglés: user acceptance test).

El UAT consiste en probar el software por parte del usuario o cliente para determinar si puede ser aceptado o no. Esta es la prueba final realizada una vez que se han completado las pruebas funcionales y del sistema.

El objetivo principal de estas pruebas es validar el software frente a los requisitos del sistema. Esta validación la llevan a cabo los usuarios finales que están familiarizados con los requisitos del eCRF.

Las actividades de UAT se pueden estimar en 3.000 €.

Finalmente, la implementación del eCRF incluye la configuración de exportaciones de datos.

Los gestores de datos desarrollarán especificaciones de exportación para definir cómo se exportarán los datos para su posterior análisis, según se requiera durante el estudio.

Las tareas de exportación de datos (configuración inicial y ejecuciones de exportación posteriores) se calculan alrededor de 4.000 €.

Total construcción del eCRF: 17.000 €

3.- Programación estadística

Un servicio especializado adicional que se puede contratar a una CRO es la programación estadística.

¿Cuáles son las responsabilidades de los programadores estadísticos en los ensayos clínicos?

Los programadores estadísticos se encargan de las siguientes tareas:

  • Desarrollar el Plan de Análisis Estadístico (SAP por sus siglas en inglés).
  • Crear especificaciones para conjuntos de datos.
  • Desarrollar programas, tablas, figuras y listados para realizar el análisis de datos utilizando SAS.
  • Generar dominios SDTM, conjuntos de datos ADaM y archivos Define.xml.
  • Brindar soporte de programación para análisis complementarios o exploratorios
  • Realizar el control de calidad de los programas de SAS y otros documentos del estudio.
  • Revisar los resultados de todos los programas para garantizar la coherencia
  • Proporcionar supervisión técnica y liderazgo en las áreas de análisis e informes de datos.

El trabajo requerido para completar un SAP puede rondar los 3.500 €, incluyendo tablas, figuras y listados (TFL).

Además, las tareas de programación estadística, incluidos los análisis intermedios y finales, pueden sumar hasta 15.000 € en el tipo de estudio que estamos considerando.

Total programación estadística: 18.500 €

4.- Gestión del proyecto

Los gestores de proyectos de la CRO son el principal punto de contacto para el cliente y son responsables de facilitar la entrega, la supervisión y la gestión del estudio en todas las fases del ciclo de vida del proyecto.

El objetivo del gestor de proyectos es garantizar un desarrollo óptimo del proyecto, incluida la supervisión del alcance, la utilización de los recursos, el cumplimiento de los plazos y los hitos clave, el cumplimiento de los estándares de calidad y el logro de un alto nivel de satisfacción del cliente.

Total gestión del proyecto: 30.000 €

5.- Licencia de uso y alojamiento del eCRF

Además de los servicios profesionales mencionados anteriormente, el propio sistema eCRF implica una licencia de uso y gastos de alojamiento.

Los diferentes proveedores de eCRF tienen diferentes esquemas de facturación y planes de costes, normalmente según el tamaño del estudio (número de centros y pacientes) y la duración (meses de reclutamiento y seguimiento).

Por supuesto, uno de los factores que afectan el coste de una solución eCRF es sus características técnicas.

En la industria de la investigación clínica, se pueden encontrar grandes proveedores de eCRF con productos de software muy avanzados y potentes, con muchos años de desarrollo, así como proveedores más pequeños con aplicaciones más modestas y de menor coste (a veces utilizadas en estudios académicos con presupuestos más bajos).

En general, los costes mensuales de licencia y alojamiento para los productos de software eCRF pueden oscilar entre 600 y 4.000 €.

Suponiendo una tarifa mensual de 1.000 €, durante 12 meses de uso del sistema, la licencia de software y los costes de alojamiento para nuestro estudio son de 12.000 €.

Total licencia de uso y alojamiento del eCRF: 12.000 €

TOTAL eCRF Y SERVICIOS ASOCIADOS: 109.100 €

Conclusión

El software eCRF descrito en este artículo cuesta 12.000 € y el proyecto completo tiene un coste total de 109.100 € cuando se agregan los servicios relacionados.

Los factores que afectan al precio de un eCRF son el nivel de sofisticación del propio sistema, la cantidad de servicios profesionales relacionados necesarios y, finalmente, el tamaño y la duración del ensayo clínico.

Si necesitas un presupuesto para un cuaderno de recogida de datos electrónico (eCRF), puedes contactarnos a info@sofpromed.com

Patricio Ledesma

Patricio Ledesma (B.Eng Concordia University, Montreal, Canada and Master’s Degree in Clinical Trials, University of Seville, Spain) is the Head of Clinical Operations and Founder at Sofpromed CRO. Patricio is a professional consultant providing comprehensive, one-stop expert advice and guidance to biotechnology and pharmaceutical companies worldwide in the field of clinical trials and drug development. He is personally and enthusiastically devoted to helping biotech Chief Executive, Operations, Scientific, Medical, and Regulatory Officers in the planning and execution of phase I-IV clinical trials across North America, Europe, Asia-Pacific, Latin America, and Middle East regions. You can contact Patricio at: +34 607 939 266  pledesma@sofpromed.com 

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